Eje vertebrador del proceso judicial

Cuentan que el Papa Inocencio III indicó, en 1215, que en todo juicio estuviera siempre presente una persona pública, si pudiera ser habida, o dos varones idóneos, que recogieran fielmente todo lo acontecido allí, y ordenó que cada parte debía nombrar un fiel para que recibiera sus pruebas.

Y cuando la labor de los fieles se convirtió en oficio, la gente la llamaba oficio de paridad y se les exigía veracidad, secreto e imparcialidad.

Desde mucho antes, en Grecia, la función de los escribanos era, por su naturaleza, tan delicada como honorífica y respetable, por lo que solo se permitía su ejercicio a personas de notorias lealtad, rectitud y ciencia.

Tan importante era este oficio público, que se reservaba al Rey el poner escribanos, por ser uno de los ramos de los señoríos del reino; entonces, quedaban investidos como testigos públicos de los pleitos.

Entre los españoles, se adoptaron las denominaciones romanas tabeliones y cursores, expresiones que sugieren el escribir con gran rapidez, debido a la conocida celeridad con que se debían practicar las diligencias confiadas por los jueces. Luego, se hizo vigente el apelativo secretario, al devenir más preponderante la condición de saber guardar secreto en el desempeño del oficio.

Los secretarios de aquellos tiempos gozaban de fe pública, tanto en el ámbito judicial como en el extrajudicial, y no fue hasta 1862 que se separaron estos contornos y se distinguieron los secretarios judiciales de los notarios. Dedúzcase, a partir de ahí, la trascendencia de la función de tan importante figura del quehacer de los tribunales.

Y así, hasta el presente, los secretarios en los órganos judiciales asumen una rica pluralidad de funciones que los distingue dentro del ámbito del secretariado. Para los nuestros es común lidiar con el término negociado, cuentan con la ardua responsabilidad de certificar la actuación de jueces y magistrados y deben bregar cada día con los conflictos humanos más difíciles, pues, por resultar la primera cara visible de los tribunales, las personas, sin ilícita intención, a veces los creen también sacerdotes de los trajines del alma. Los secretarios son los primeros en advertir la lamentable noticia del vencimiento de un plazo, sin forma alguna de hacerla más llevadera para la parte que pierde la posibilidad de ejercer un derecho o una opción procesal, y asumen la responsabilidad de realizar un cálculo exacto del tiempo transcurrido en cada caso, a sabiendas de la implicación del error en el cómputo.

Los secretarios cubanos actuales son el fruto de la historia protagonizada por los de ayer y, tal vez sin tomar plena conciencia de ello, construyen la esencia que nutrirá a los de mañana. Antes, era sabio el hombre que tenía la fortuna de poder escribir; de ahí, la gran distinción antigua de los escribanos. Hoy los sigue marcando el deber de probidad, pues continúan siendo depositarios de la convicción colectiva sobre la credibilidad de su actuación, pero no les basta el lujo de saber escribir. Les toca bailar la música de estos tiempos: con todos los sentidos bien atentos a los reclamos de la ética, la compleja jerarquía de los valores y las exigencias de los desafiantes adelantos de las nuevas tecnologías, perturbadoras de las tradicionales maneras de hacer.

Son disímiles, divinamente matizados y útiles de tan diversos modos, que, quizás, podrían definirse en un solo perfil puramente conceptual, pero no en una caracterización con sustancia viva capaz de abrazarlos a todos.

En un intento de sacar a la luz algunas cualidades que los hacen singulares e imprescindibles, se enaltecen a continuación determinados atributos que los definen, entre otros, como auténticos duendes de la secretaría, comunicadores infatigables, indagadores acuciosos, custodios infalibles, verdaderas computadoras de carne y hueso, y herméticos guardadores de secretos.

El duende de la Secretaría: No se trata de resaltar la naturaleza traviesa o infantil de los actuarios. Me refiero a los secretarios abnegados que toman la secretaría cual casa propia. Esos que salen desde cualquier rincón como una aparición, cuando los demás arriban bien temprano a la sede judicial, con la extraviada pretensión de superar su hazaña madrugadora. Se trata de los trabajadores infatigables que no saben cómo irse y dejar algo pendiente por hacer, aun a sabiendas de que volverán a resultar estremecidos por la recomendación evaluativa de dedicar más tiempo a su vida extralaboral.

Con los años, un secretario como el descrito se vuelve parte inseparable del tribunal, la extensión de su carrera suele coincidir con la duración de su vida socialmente activa. Después de la partida física, quedan sus rutinas, sus usanzas y se percibe, en cada partícula del recinto, la energía de su espíritu.

Comunicador, más que notificador: La comunicación procesal se logra gracias a los secretarios; para ello, deben garantizar, día tras día, la adecuada entrega y la oportuna recepción del continuo e interminable flujo de mensajes correspondientes a los procesos. La necesidad de satisfacer las actuales demandas, propias de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, han llevado a la actualización de los conocimientos de nuestros secretarios y a la producción de genuinas coaliciones con los más jóvenes del colectivo, nativos de la era digital, para vencer la guerra que nos hace el fantasma del soporte analógico tradicional y su constante martillar de que «no hay nada más seguro que lo escrito sobre papel».

El secretario comunica no solo en el marco de la ejecución de notificaciones, sino en todo momento, hacia el interior del colectivo y hacia lo externo, con su lenguaje verbal y, también, con lo que expresan sus gestos, su apariencia y su modo de conducirse. Contamos con muchísimos secretarios comunicadores macizos, conocedores de que, con sus hechos y palabras, comprometen lo que hace y dice la institución de la cual forman parte.

El indagador acucioso: Es contenido de trabajo del secretario consumar el llamamiento de las personas al tribunal para garantizar su efectiva participación en el proceso. En este empeño, nuestros queridos alguaciles, con su cálido acento de intemperie, cumplen un rol cardinal. Por lo general, se convierten en verdaderos investigadores, pues deben sufrir la inestabilidad del destinatario de su diligencia y, a la sazón de no pocas respuestas esquivas, en variantes de transportación cuyo combustible esencial es la voluntad; tienen que averiguar los paraderos ocasionales del emplazado, sus eventuales lugares de trabajo y sondear entre sus más allegados, en caso de prolongados períodos de ausencia.

El indagador acucioso, además, informa sobre las cuestiones de interés captadas durante el cumplimiento de las diligencias porque sabe que pueden resultar importantes para la toma de decisiones procesales y se transfigura en el enemigo de la tablilla de avisos, a la cual recurre como último y extremo recurso.

El talento para dividir la atención: La cantidad de tareas diarias en la Secretaría de un tribunal y el ritmo impuesto por los plazos de la ley obligan a pasar de una a otra con agilidad. Los secretarios deben llevar varias cosas a la vez y ninguna puede resentirse. Esto lo tienen que lograr, a pesar del montón de interrupciones que sufren a diario y de una usual retahíla de indicaciones, todas prioritarias.

Ahí destaca su imprescindible habilidad organizativa, unas veces fruto del talento humano con el que han nacido —anhelado por no pocos jueces— y, otras, formada a costa de pura voluntad. El aporte de los secretarios en la organización y coordinación de tareas es de los primeros indicios que permiten respirar un buen ambiente de trabajo en las sedes judiciales.

La extraordinaria capacidad de recordar: No resulta un requisito de idoneidad, para desempeñarse como secretario en un tribunal, poseer una capacidad mayor que la media para registrar, conservar y evocar sucesos del pasado; pero tal vez porque el oficio supone el entrenamiento de la memoria, como recurso para avanzar en el trabajo con más agilidad, es común que los actuarios desarrollen una extraordinaria facultad psíquica para retener los datos de los procesos judiciales presentes y pretéritos. Es verdaderamente impresionante.

Basta con mencionar un solo dato para obtener de ellos toda la información necesaria sobre el asunto. Recurriendo de modo impropio a un concepto informático, pero ajustado a lo que se quiere expresar, podría decirse que los secretarios tienen una memoria de caché. Así, una vez introducido el dato en la computadora humana que pulula por la Secretaría judicial, valga decir, con descomunal capacidad de almacenamiento, se localiza rápidamente el proceso en cuestión en el registro correspondiente y podrá comprobarse todo lo demás recordado por el secretario, antes de hallar el expediente: de qué se trató el asunto, la forma en que se resolvió, si fue recurrida la decisión o no, el nombre de los abogados representantes de las partes, el ponente, y se tendrán a mano otros antecedentes, no registrables, como las características físicas de los involucrados y otras interioridades.

El custodio infalible: Es función del secretario, como proyección de su encargo de confianza, la custodia de los autos, libros, legajos y otros registros de la actividad judicial. La causa o expediente, durante su tramitación, debe estar en poder de aquel; ello supone no solo una importante función de custodia, sino también de conservación. El verdadero guardián no permite el trasiego de los objetos custodiados —sean expedientes judiciales y registros o útiles y medios materiales— sin antes dejar evidencia escrita y, a la más leve preocupación ajena, responde con serenidad imperturbable sin temor a equivocarse: «Aquí no se pierde nada».

El hermético: Los secretarios, en su constante ajetreo, manejan los asuntos judiciales, tratan con los escritos de las partes, participan activamente en las audiencias, en fin, perciben con sus sentidos cada uno de los conflictos de los justiciables. Es natural que lleguen a construir idealmente la solución más justa para al asunto y se formen juicios propios a cada paso, en un imaginar que muere antes de nacer. En el momento de tomar la decisión, modelada únicamente por el tribunal, se separan de sus propias fabulaciones y enmudecen humildemente, a pesar del fatigoso acecho de los interesados en saber. Al recibirla, la abrigan como incubadora a recién nacido: le dan formato, revisan la coherencia elemental de su redacción, embellecen su apariencia, la graban en el soporte, atravesando un proceso de absoluta discreción, hasta que, por fin, sale a la luz como manda la ley.

El hermetismo del secretario es una elevada muestra de probidad y garantiza el sueño sereno de todo juez. Dormir tranquilo no tiene precio: reciban honores, por eso, también.

Del escribano real al secretario de hoy: No es más la época del escribano de realeza, que, dicho sea de paso, desperdigó a través de los siglos la puridad de su distinción en el diluente de las malas prácticas. Nos acompañan trabajadores caracterizados, en general, por su sencillez, pero esencialmente reales, pues son secretarios de verdad, cuya grandiosidad se distingue en el tremendo aporte social que realizan.

Quedó en el camino, por mucho, la disposición de confiar el encargo a los varones; en nuestro tiempo, la fuerza femenina es la protagonista principal de esta encomienda y, como en la antigua Grecia, sigue siendo una ocupación tan delicada, por su naturaleza, como honorífica y respetable.

Hoy, con mayor conciencia de que resulta una función decisiva en la prestación del servicio judicial de calidad, se encaran retos nuevos que prescinden de la sacrosanta mano del escriba, pero que no pueden excluir la esencial encomienda de fe del secretario de un tribunal.

La era digital, con sus indiscutibles ventajas, no ha podido superar las conquistas generadas desde el codo con codo, en términos de construcción de la confianza y los patrones de cooperación. Así que nos queda mucho trecho para andar unidos secretarios y jueces, escuchándonos los sentimientos, solucionando contratiempos, compartiendo el sacrificio que siempre trae el cumplimiento de las metas y saboreando la sensación de sentirnos útiles: todo esto nos hace cómplices del empecinado afán de servir bien a nuestra gente.

En esencia, los secretarios constituyen el eje vertebrador del proceso judicial, resultan insustituibles colaboradores de los jueces: si no estuvieran, ¡habría que salir a buscarlos!

Tomado del libro "Secretarios y archiveros. Pilares fundamentales del quehacer judicial"